Erfolg und Gelingen messen sich daran, ob und wie die Ziele erreicht wurden. Statt die Ziele am Ende umzuformulieren und sich selbst die Ergebnisse schönzureden, braucht man keine Angst vor einer ehrlichen Analyse zu haben. Jedes Erreichen der Ziele ist schön und jedes Nichterreichen hat seine Gründe, die man sich getrost anschauen kann, um es zukünftig besser zu machen – sofern die Gründe beeinflussbar sind. Wenn etwas gescheitert ist, ist das kein böses Versagen, sondern eine wunderbare Chance zu lernen.

Bereits beim Formulieren der Ziele bzw. am Beginn von Arbeitsvorhaben oder Projekten sollte schriftlich festgelegt werden, wann und wie die Ergebnisse gemessen und bewertet werden sollen. Leitfrage kann dabei sein: „Woran werden wir erkennen, dass das Ziel erreicht ist / das Vorhaben gelungen ist?“. 

Um zu erfahren, was tatsächlich erreicht wurde und was ggf. beim nächsten Mal besser gemacht werden kann, können die Mitwirkenden wie auch die Kinder und Jugendlichen selbst befragt werden (Auswertungsrunde, Feedbackbögen, Evaluations-App etc.). Die Wirkung der erreichten Ziele lässt sich aber oft auch von Außenstehenden gut beurteilen.

Wichtige Voraussetzung ist eine entwickelte Feedbackkultur und ausreichend eingeplante Zeit für eine Nacharbeit der Arbeitsvorhaben. Wo ein Projekt das andere jagt, fällt die Evaluation regelmäßig unter den Tisch und wird Qualitätsentwicklung verhindert.

Bei sich ähnlich wiederholenden Arbeitsvorhaben, wie z.B. Freizeiten, Kindertagen, Jugendgottesdiensten, können die Erkenntnisse aus der Evaluation, also die Faktoren die zum Gelingen führten wie auch die Dinge, die beim nächsten Mal besser gemacht werden sollten, in einer fortlaufenden Datei festgehalten werden. Diese Datei wird nach jeder Veranstaltung ergänzt und stellt eine Art „Schatzkästchen“ dar. So wird vermieden, dass „Fehler“ nach mehreren Jahren vergessen sind und sich wieder einschleichen, weil man nur auf das Ergebnis des letzten Arbeitsvorhabens geschaut hat.